両国心理相談室（以下「当相談室」）は、個人情報の保護およびその適切な取り扱いが、クライアントの信頼を得る上で最も重要な責務であると認識しております。当相談室が提供する心理療法およびカウンセリングサービス（以下「本サービス」）に関連して取得する個人情報の取り扱いに関し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の関連法令およびガイドラインを厳格に遵守することを基本方針とし、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。本ポリシーは、当相談室がクライアントの個人情報をいかなる目的で収集し、いかに管理・利用・保護し、また適切に処分するかについての基本的な指針を提供するとともに、クライアントの権利を明確にし、当相談室の責務を明文化するものです。
第1条（個人情報の定義）
１ 本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）における個人情報とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」）第2条第1項に定められる「生存する個人に関する情報」であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、その他の記述、画像、音声等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することが可能で、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいいます。
２ また、特定の個人を識別できる情報に加え、以下の情報も本ポリシーにおける個人情報に含まれます。
(1) 心理的健康状態に関する情報（例：相談内容、心理的評価結果、カウンセリング記録）
(2) 行動履歴、嗜好その他の個人に関する特徴的な情報であり、特定の個人を識別し得るもの
(3) 個人識別符号（個人情報保護法第2条第2項に定義されるもの）
３ なお、特定の個人を識別できない形式に加工された情報であっても、当該情報が当相談室の保有する他の情報と照合することにより個人を識別できる場合は、本ポリシーの範囲内に含まれるものとします。
第2条（個人情報の収集方法）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の関連法令に基づき、以下の方法で適法かつ公正な手段により個人情報を収集します。
(1) クライアントが本サービスの利用を申し込む際、または予約、問い合わせ、契約手続き等を行う際に、メール、オンラインフォームその他の手段を通じて自発的に提供される情報
(2) 心理療法、カウンセリングの過程において、クライアントから口頭、書面、または電子的手段により直接収集される情報
(3) 必要に応じ、クライアントの事前の同意を得た上で、医療機関、福祉機関、または他の適法な情報提供者から提供を受ける情報
(4) オンライン予約システムやウェブサイト利用時に、クライアントのIPアドレス、利用端末情報、アクセス履歴等が自動的に収集される場合。これには、ウェブ分析ツール等を利用した収集も含みますが、個人が特定される形で利用することはありません。
(5) 当相談室がクライアントとの契約履行、法的義務の履行、またはクライアントの正当な利益を守るために必要かつ適法と認められる範囲で収集する情報
第3条（個人情報の利用目的）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）およびその他関連法令を遵守し、以下の目的の範囲内で個人情報を適切に利用します。これらの目的以外で利用する場合には、事前にクライアントの同意を取得します。
(1) クライアントに対するカウンセリングサービス、心理的支援、アセスメントおよび関連する付随業務の遂行
(2) 予約確認、変更、キャンセル、緊急時の連絡、その他サービスに関する問い合わせ対応
(3) クライアントの予約状況、サービス履歴、支払い状況などの記録および管理
(4) サービス提供状況の分析および改善を目的とした統計データの作成。ただし、統計データは個人が識別されない形で作成・利用されます。
(5) クライアントの心理的健康状態に関する最適な支援を提供するため、医療機関、福祉機関、公認心理師、精神保健福祉士等との情報共有および連携を行います（この場合、事前にクライアントの同意を取得します）。
(6) 法令に基づき必要とされる場合、または行政機関や司法機関から適法に要請された場合における対応
(7) サービス提供に関連して発生する可能性のあるリスクの特定、管理、およびその予防措置
(8) 上記に関連する業務の遂行およびサービス提供において必要とされる範囲内での利用
第4条（個人情報の第三者提供）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）第23条その他の関連法令を厳格に遵守し、以下の場合を除き、クライアントの個人情報を第三者に提供することはありません。第三者提供を行う場合には、事前にクライアントからの同意を取得し、その範囲内で適切に実施します。
(1) 当相談室がクライアントの事前の明示的な同意を得た場合。
(2) 個人情報保護法その他の法令に基づき、第三者への情報提供が認められる場合。
(3) クライアントまたは第三者の生命、身体、財産に対する重大な危険を回避するために必要であり、かつ、クライアントの同意を得ることが困難である場合。
(4) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要がある場合で、クライアントの同意を得ることが困難である場合。
(5) 国の機関、地方公共団体、またはその委託を受けた者が法令に基づき遂行する事務に協力する必要がある場合で、クライアントの同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
(6) セラピストの研鑽の目的で、より上級の専門家から指導を受ける場合、あるいは学術研究のため、クライアントの同意を得た上で、個人が特定されない匿名化された情報を使用します。匿名化が困難な場合には、クライアントに十分な説明を行い、明示的な同意を得た範囲内で情報を提供します。
(7) 統計データや匿名加工情報の形式で第三者に提供する場合。ただし、当該情報は特定の個人を識別することができない形で提供されます。
第5条（個人情報の安全管理）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）および関連ガイドラインを遵守し、個人情報の漏洩、滅失、改ざん、不正アクセス等を防止するため、以下の安全管理措置を講じ、クライアントの個人情報を適切に保護します。
(1) 当相談室は、技術的観点から以下の措置を講じ、情報セキュリティを確保します。
① 個人情報の保存や通信におけるデータ暗号化の実施
② アクセス制御の厳格化（アクセス権限を必要最小限に限定し、権限管理を定期的に見直し）
③ 不正アクセス、ウイルス感染等のリスクに対応するためのファイアウォールやセキュリティソフトウェアの導入および更新
(2) 個人情報が記録または保存されている物理的な場所について、以下の措置を講じます。
① 個人情報を保管する書類や機器（サーバー、パソコン等）を施錠可能な保管庫に収納
② 保管エリアへの入室制限を実施し、権限を有する者のみがアクセス可能な環境を整備
③ 情報が記録された媒体の廃棄時には、物理的に破壊または適切なデータ消去を実施
(3) 個人情報管理を徹底するため、以下の組織的措置を講じます。
① 個人情報保護管理責任者を任命し、安全管理措置の実施状況を監督
② 個人情報の取り扱いに関する内部規程を整備し、従業員および業務委託先に周知徹底
③ 個人情報の漏洩や改ざん等のインシデント発生時に備えた対応手順の策定および定期的な見直し
(4) 個人情報に関与する全ての従業員および業務委託先に対し、以下の措置を実施します。
① 個人情報保護の重要性および安全管理措置に関する教育・研修を定期的に実施
② 従業員および業務委託先に対し、秘密保持契約を締結し、遵守を徹底
③ 個人情報取り扱いに関するルール違反が認められた場合の懲戒規程の整備
(5) その他の安全管理措置
① 安全管理措置の有効性を定期的に監査し、必要に応じて改善を実施
② 情報漏洩等のリスクが高まる場合には、緊急対策を講じ、クライアントの情報保護を最優先に行動
第6条（個人情報の保存期間）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）および関連法令を遵守し、クライアントの個人情報を以下の基準に基づき適切に保存および管理します。
(1) クライアントの個人情報は、利用目的の達成に必要な期間に限り保存します。利用目的が達成された場合、または保存期間を経過した場合には、速やかに当該情報を削除または廃棄します。
(2) 以下の事項については、法令に基づき定められた期間に従い、個人情報を保存します。
① 会計法令、税法等に基づく取引記録や契約書の保存期間（例: 7年間の保存義務）
② 医療機関との連携において取得された情報の保存期間に関する規定
③ その他、行政指導または監督機関から定められた保存義務
(3) 保存期間が終了した個人情報については、以下の基準に基づき速やかに適切な処理を行います。
① デジタルデータ：安全な方法でデータを完全に削除し、復元が不可能な状態にします。
② 書面情報：適切なセキュリティ体制の下でシュレッダー処理または焼却処分を行います。
③ 外部委託：個人情報の廃棄処理を外部業者に委託する場合、当該業者が個人情報保護の基準を満たしていることを確認し、秘密保持契約を締結します。
(4) 当相談室は、保存期間や保存方法の妥当性について、法令改正や業務内容の変更に応じて定期的に見直しを行い、必要に応じて本条を改訂します。
(5) クライアントの同意に基づき保存期間を延長する場合、または法的な争訟が発生した場合には、当該期間中に限り情報を適切に保存します。
(6) 保存期間に関する詳細についてクライアントからの開示請求があった場合には、合理的な範囲でこれに対応します。
第7条（個人情報の開示、訂正、削除、利用停止）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）第28条から第30条に基づき、クライアントが自身の個人情報に対して以下の権利を行使できることを保証します。当相談室は、これらの請求に適切かつ迅速に対応し、クライアントの権利を最大限尊重します。
(1) クライアントは、以下の権利を有します。
① 個人情報の開示請求権：当相談室が保有する自身の個人情報について、当該情報の開示を求める権利。これには、当該情報がどのような目的で利用され、誰に提供されたかに関する記録の開示も含まれます。
② 個人情報の訂正請求権：当相談室が保有する自身の個人情報が不正確または不完全である場合、これを訂正することを求める権利
③ 個人情報の削除請求権：利用目的が達成された、または不要となった自身の個人情報の削除を求める権利。ただし、法令に基づく保存義務がある場合はこの限りではありません。
④ 個人情報の利用停止請求権：自身の個人情報が不適切に取り扱われている場合、または本人の同意なく利用されている場合に、その利用の停止または第三者への提供の停止を求める権利
２ 以下の場合には、請求に応じられないことがあります。その際は、理由を明確に説明し、クライアントに通知します。
(1) 他の法令に基づき保存義務がある場合。
(2) 当該請求が第三者の権利や利益を不当に侵害する恐れがある場合。
(3) クライアントとのカウンセリング記録および関連情報は、あくまで心理的支援の提供を目的として作成されたものであり、法的手続きにおける証拠としての利用を想定したものではありません。そのため、当該記録の開示請求がクライアントまたは第三者の心理的健康や当相談室の専門的判断に重大な影響を及ぼすと認められる場合、当相談室はその開示を拒否する権利を有します。
(4) 技術的に対応が困難である場合。
３ 当相談室は、クライアントの権利行使を円滑に行うため、手続き方法や関連する規程を定期的に見直し、法令の改正や業務内容の変更に適合するよう随時更新を行います。
第8条（プライバシーポリシーの変更）
１ 当相談室は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）および関連法令の改正、業務内容の変更、またはその他の合理的な理由に基づき、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を必要に応じて改訂する場合があります。当相談室は、以下の手続きおよび基準に基づき改訂を行います。
(1) 本ポリシーの改訂は、以下の目的で実施される場合があります。
① 関連法令やガイドラインの改正に適合させるため。
② 本サービスの内容または運営体制の変更に伴い必要な調整を行うため。
③ クライアントの個人情報保護をさらに強化するため。
(2) 本ポリシーを改訂する場合、以下の方法でクライアントに通知します。
① ウェブサイトへの掲載：当相談室の公式ウェブサイト上に、改訂内容および効力発生日を事前に掲示します。
② 電子メールまたは郵送による通知：クライアントに直接通知が必要と判断される重要な改訂については、電子メールまたは郵送により通知を行います。
(3) 改訂内容は、ウェブサイトへの掲載日または通知で指定された効力発生日から有効となります。ただし、法令上事前の同意が必要な事項を改訂する場合には、クライアントの個別同意を取得した上で効力を発生させます。
(4) クライアントが改訂後の本ポリシーに同意しない場合、効力発生日までに当相談室に通知することで、本サービスの利用契約を終了することができます。この場合、契約終了に伴う手続きおよび料金の精算については、別途定める規定に従います。
(5) 当相談室は、改訂後の本ポリシーを公式ウェブサイトに掲載するだけでなく、過去の改訂履歴を一定期間閲覧可能な状態で保持します。これにより、クライアントが変更内容を適切に把握できるよう配慮します。
第9条（お問い合わせ窓口）
(1) お問い合わせは以下にて受け付けます。
両国心理相談室ウェブサイト問い合わせフォーム
附則
１ 本ポリシーは、2025年4月1日より施行されます。
２ 本ポリシーの改訂については、第8条（プライバシーポリシーの変更）の規定に基づき行われます。